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管理職にチャレンジするあなたに贈る “アドベントカレンダー・マジック” 第2週 土曜日

beautiful-2314_1280オフィスライフに役立つ日常行動のヒントを “1日1問答マジック” のアドベントカレンダー式でご紹介する第2週。今週は、第1週の「反動」と「おさらい」の週です。はりきって新生活をスタートさせる新入社員が翌月に5月病に罹ってしまうのは、期待が裏切られ、希望が叩かれ、思ったほどうまくいかないと感じる「反動」があるから。

管理職だって同じです。

意気込んで取り組んだ第1週は、準備万端でのぞんだ人ほど、肩透かしを食らったり、意外な現実に直面したりと、何かと疲れることが多かったはず。

そんな時にこそ、第2週の “1日1問答マジック” の出番です!

毎日1つずつ、自分自身に問いかけをしてみましょう。答えを見つけるのは、あなたです。

1.「Q(問いかけ)」・第2週

月曜日
和平モードだけじゃダメなの?

火曜日
「軸ブレ」にならないためには?

水曜日
どうして他人を気(“み”気)にしてはいけないの?

木曜日
実際、部下に喧嘩を売る上司もいる……「変な人」が出世しているワケは?

金曜日
Directorじゃない私。なのに「お前が決めろ」と言われたら?

土曜日
オフィスで “鳥の目、虫の目、魚の目” が役立つ時とは?

日曜日
公私の線引き、きっちりすべき?

土曜日 オフィスで “鳥の目、虫の目、魚の目” が役立つ時とは?

先週のマジックで新聞というツールを “鳥の目、虫の目、魚の目” を鍛えるツールとしてご紹介しましたね。中には、「オフィスで実際に自分に役立つの?」と疑問を持たれた方もいらっしゃるかもしれません。ここでは、“鳥の目、虫の目、魚の目” が役立つ代表例をご紹介しましょう。

それは、“書類を纏める仕事” です。

あなたが管理職であるなら、必ず、なんらかの「書類」を纏める仕事があるはずです。日次、週次、月次といった定期的報告から、特定業務の成果報告。あるいは予算を取るための稟議書(会社の決裁規定などに基づき、責任者に正式な決裁を乞う書類)など。こうした書類には、実は “鳥の目、虫の目、魚の目” が必要なのです。

鳥の目

blackbird-538589_12801.鳥の目で見る紙面づくり
あなたが書類を渡した時、上司がその書類を「見回した」ことがありませんか?また、あなた自身、部下の作った書類を、空を飛ぶ鳥が大地を見るように「眺めた」ことがあったはず。

一日、いくつもの書類に目を通さなければならない管理職には、書類を最初から最後まで小説のように「読む」時間はありません。仕事の書類は、必要な情報が書類のどこに書いてあるのか、一瞬で見定められることが大事です。新聞でも、紙面のどこにどんな情報が載っているか、だいたい決まっていましたよね?

どんな企業にも、報告書の「フォーマット」があり、「一枚の中のどこに何が書いてあるのか」ということが共有化されています。「フォーマット」というと、書く側の効率を重視したものであるかのように思いがちですが、実は、読む側が見るべきポイントを定めたものでもあるのです。書類を纏める場合はそのことを想定し、「フォーマット」をうまく活用して一枚に纏めるようにしましょう。

2.鳥の目の視点を持つ
日次報告では週のことを、週次報告では月のことを、月次報告では年単位のことを頭に起き、その中での今日、今週、今月のことを述べましょう。また、自部門が本部の中で果たす役割、本部が会社の中で果たす役割、会社が世の中で果たす役割も、念頭に置きましょう。

言葉でいちいち触れる必要はありません。考えの中に置き、それをイメージするだけで、それがおのずと文章に現れるものです。

魚の目

clownfish-426568_12801.魚の目で書類の流れを想定する
あなたが纏めた書類は、上司のところで止まるものですか? それとも、その先がありますか?書類を書く時は、その書類があなたの手元を離れた後にどのように流れて行くのかを、必ず想定しましょう。

上司の先に関係部門の部門長がいて、その先には役員がいる……川の流れのその先にどんな魚がいるだろうか、どんな状況になるだろうか。あなたが管理職であるなら、それぞれの立場の人々がどのような状況で、どういう考えのもとにその書類を読むのかを想定しておかなければいけません。

その書類が何かの問題を報告したり、予算の承認を仰ぐようなものであるなら、なおのこと、自分が書いたものが引き起こすであろう反応をある程度想定して書きましょう。

2.魚の目の視点を持つ
報告をする時、過去、現在、未来を見ましょう。特に、これまでのことを纏める報告書に欠けがちなのが、「未来」です。現状を纏める報告書であっても、過去と現在を踏まえ、「未来」に向けての改善や提言を添えましょう。かと言って、その「未来」が “オオカミ少年” のようになってしまったのでは、何もかも台無しです。そうならないためには、周囲の水の流れの変化を的確に感じ取り、少し先のことを正しく読み取る努力が必要になります。

虫の目

honey-342799_12801.虫の目で見た事実を鳥の目と混ぜずに織り込む
あなたの書類に捺印する人々は、その書類に書かれている内容に責任を持つことになります。つまり、役員がその書類について何か疑問を抱いた時、書いたあなたにではなく捺印した上司に確認することがあっても、上司はそれに答えなければなりません。しかし、上司はふだん、虫のように目の前の詳細なできごとを把握してはいません。かと言って、あなた自身が現場で体験したことすべてを書類の中に混ぜてしまったのでは、全体感(鳥の目)をつかめないものになってしまいます。

この矛盾を解決するための手段が「添付資料」の活用です。その書類の中で最も重要な案件に関しては、その根拠なども含め、読んだ人があなた自身が見聞きしたことを虫の目で追体験できるように、資料を添付しましょう。書類の一枚目には詳細は書かず、必要な個所に「※添付資料参照」のような語句を挿入しておきます。

2.どの目もできるだけ数字(虫の目)に変換して
上司は、部下の複数の報告書を纏めます。それをさらにその上役が纏めます。虫の目の集積が全体を形作るのですから、虫の目で見た報告は、客観的な事実であることが重要です。もちろん、あなた自身、自分の現場の数字は把握しているはず。でも、魚の目や鳥の目も、数字にできることは数字にしましょう。

あなたの管轄がショッピングセンターの中の店舗であるなら、「ここは全館の集客力が落ちて来ているようだ」というような、魚の目で感じたことを述べるだけでは不足です。できる限り「全館の今週の集客状況は昨対85%で、一昨年対比では81%である(SCフロアマネージャー調べ)」といった “数字” と “根拠” を示しましょう。

こうした書類の纏めのほか、管理職の仕事につきものの「交渉」でも、 “鳥の目、虫の目、魚の目” が役立つことがあります。例えば、相手が虫の目でものを見ていると感じた場合に魚の目や鳥の目で見た話をすると、交渉がうまくいく場合があるのです。部下の悩みに触れる時も、虫の目から鳥の目に視点を転じさせるように誘導すると、気持ちの切り替えがうまく行くことがあります。もちろん、あなた自身の考え方の切り替えにも役に立ちますよ。

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