Ane会Times

TheAne会Times|大人の女性が楽しむwebマガジン

管理職を目指す人のための1問1答“怠け心も活用できるって本当?”

管理職を目指す人のための1問1答“怠け心も活用できるって本当?”

オフィスライフに役立つアドベントカレンダー式 “1日1問答マジック”、第3週。
今週は “早くも壁にぶち当たっちゃった”、そんなあなたに実行していただきたいマジックです。

「ああー、疲れる!」
「ラクしたい!」
「どうすればいいの……???」

そんな時には、第3週の “1日1問答マジック” の出番です!

毎日1つずつ、自分自身に問いかけをしてみましょう。

答えを見つけるのは、あなたです。

「Q(問いかけ)」・第3週

月曜日
管理職は遅刻してもOK? それともNG?

火曜日
上司の上司とどう向き合うか?

水曜日
仕事中に「怒り」にかられたら?

木曜日
火のないところに煙は立たない?

金曜日
怠け心も活用できるって本当?

土曜日
「せい」探しに役立つ “お空の「せい」” とは?

日曜日
ヤケ食い? 大人買い? 正しいストレス解消法は?

金曜日
怠け心も活用できるって本当?

月次の報告や申請を着々とこなす同僚マネージャーの姿に、「ああ、私は全然間に合ってないのに……」と焦ったことってありますか?

「怠けてたわけじゃない。全部きちんとやろうとしていただけなのに、どうして私だけ、間に合わないの……」
そんな矢先、尊敬していた先輩課長の “手抜き” に気付いて、ショックを受けてしまったりして。

管理職になりたてであればあるほど、課せられた報告など何もかもきちんとやろうとし過ぎてしまうもの。その結果、何もかもが中途半端に……

一説によると、「怠け心は発明の母」なんだそうです。

仕事でも「ラクをしたい」という気持ちが、大幅な業務改善に結びつくことがあります。怠け心、大いに結構。ただし「ラクをしたい」の前に “自分だけが” がついたらダメ。「“みんなで” ラクをしたい」でなくっちゃ。そして「やるべきことはやる」のが大前提。

“やるべきことはやる” けれども、同時に “できるだけラクをする”。この矛盾にこそ、業務改善のポイントがあります。

以下は、言うなれば、「怠け心活用マジック」の3大ポイントです。

kitten-402268_640

1.共用ツールの位置と動線、視界を確認しよう!

あなたのグループには、部下の多くが「見る」台帳やファイルなどがあるはずです。

それらは、皆にとってどういう位置にありますか?

昨今では、機密保持や法令遵守の観点から、共有ファイルも「見えにくい」状態に収納するよう指導される(※)ケースが増えています。
(※監査などによる指導)

でも、頻繁に使うものが、どこまでも同じように見えるオフィスの棚のさらに扉の奥にあったのでは、誰もが皆、毎日毎日、目的とは違う扉を一度や二度は開けてしまうことに。仕事の時間を探し物に使わなければならないなんて、本当に無駄なことですよね。

扉つきの棚に収納しなければならないファイルだとしても、使用頻度の高いものなら、できるだけ皆がアクセスしやすい「住所」を定位置にしましょう。どんな身長の人でも出し入れしやすい場所。一番遠くに座席がある人が、遠いなりにもなるべく直線の動きでたどり着ける場所。

そんな場所が必ずあるはず。

場所が定まったら、その「住所」の扉に、皆が一目で解る印をつけてみましょう。カラーシートを貼ったり、標語のポスターを貼るなど、ファイルの内容とまったく関係のないものでもいいのです。

誰もが「あのポスターの扉の裏に、よく使うあのファイルがある」と判ればそれでOK。なお、避けるべきものはお解りですね? 行動予定を書くホワイトボードです! これは、皆が頻繁に開ける扉にくっつけてはいけませんよ。

ファイルが社内の共有サーバーにデータとして存在しているなら、全員のパソコンのデスクトップに、ショートカットアイコンを貼ってもらいましょう。

2.重複業務を洗い出せ!

あなたが、ただ頭の中で「重複している業務はないかな」と意識するだけでも、一人の部下が何度も同じことをやっていたり、他の部門でも行っていることをこちらの部門でも同様にやっていたり、ということが目に入るようになって来ます。

あなたがたとえその部署の仕事が初めてであっても、ただその意識を持ちさえすれば、部下の仕事を数週間~どんなに長くても1ヶ月程度観察しただけで、次第に解るようになります。

他部門との重複である場合は、「念のため仕事」である可能性があります。「念のため仕事」とは、過去に問題があったことを解決するために、その仕事に関わる多くの担当者たちがそれぞれ「念のために」確認する仕事です。

良いように言えば二重三重のチェック体制によってミスをなくす方法ですが、中には、すでに目的が形骸化していて、“仕事のために仕事をする” 状態に陥ってしまっている場合もあります。

こうした重複業務をできるだけ洗い出し、その仕事の本来の目的と、“工数対効果” を検討しましょう。目的がすでに形骸化していないかどうか。

それにかける時間と手間が、それなりの効果を生んでいるかどうか。そして、その業務を単独化する、あるいは一人の担当に絞ることができないかどうか、方法と効果を探りましょう。

3.機械に代行させられることは機械にやらせよう!

例えば似たような商品の見積もりを何度も行っている場合、過去の例から平均値を出しておき、それを表にして計算ソフトで参照させることによって、目安を自動計算することができます。

同じ商品コードを何度もタイピングしなければならない状況下では、タイプミスを起こす可能性がありますが、一度だけタイプすれば必要な書類がすべてそのデータを自動参照する、というような設定をすれば、重複業務を単独化できるだけでなく、タイプミスの頻度が格段に減り、ミスの対応に取られていた時間を有効に使うことができるようになります。

もっと簡単なレベルで言うなら、パソコンのショートカットキーを覚えてしまいましょう。よく使う社内用語、業界用語、専門用語などは、辞書登録してしまいましょう。登録ついでに、一度で変換できない社員の名前や、社内のプロジェクトの長い名前なども、最初の2文字をタイプするだけで表示されるようにしておけば、入力のスピードも上がります。

一台のパソコンで作った辞書登録内容は、システムが同じであれば、他のパソコンに読み込ませることも簡単です。

あなた自身にそういうスキルがなくても、いまどきはネットで情報を探せばすぐに見つかります。それに、社内にはその道のスペシャリストやエキスパートは必ずいますから、そういう人の協力も仰ぎましょう。

機械ができることは機械に振る。これが “怠け心” を業務改善に活用するためのお約束。

それによってできた時間を、「人の手でないと」「人の目でないと」「人の口でないと」「心と心を向き合わせないと」実行できない業務のためにあててみましょう。

ここに挙げた例はいわゆる “オフィス業務” ですが、営業の仕事でも考え方は同じです。

みんなが使っている「同じ帳票」を見つけやすくし、みんなが重なってやっていた「同じ仕事」をうまく絞り、「機械に任せることは任せてしまう」ことができれば、あなたの「怠け心」は会社にとっても部下にとっても有益なものになるはずです。

共有化には、一目で解る「可視性」が必要。重複業務にも必要なものと絞れるものが必ずあります。営業に専念するためにも、機械化できることは機械化すれば、ほんらいお客様との間に使うべき時間にもっと重点を置くことができるようになるでしょう。

寄稿者について

五十五望 (いそいぼう)
団塊の世代とバブル世代の間に挟まれ、自分達でさえその名を忘れる「しらけ世代」のアラフィフ女部長。
勤続30年にわたる会社員人生は、挑戦と失敗、失意と再起、つまり波乱の連続。
幾つもの山と谷を乗り越えて、やや息切れしながらも現役続投中。
時代の荒波に揉まれ、「成功」 からではなく 「失敗」 から習得したものの中に、オフィスで快適に生きるための、ちょっとした 「コツ」 があります。
その 「コツ」 を、Ane会Timesご愛読のあなたがこれからますます輝くために、そっとおすそ分け致します。

更新の励みにもなりますので、こちらからご意見・ご感想など お聞かせ頂けると嬉しいです!

Return Top