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問題解決につなげよう“ほうれんそうの数字マジック”

重大問題を報告したのに、なんで課長は動いてくれなかったんだろう。

相談した時にはほとんど取り合ってくれなかったのに、今頃、騒いでいる。

……そんな思いに心がザワザワした経験、誰でも一度はあるのでは
ないでしょうか。

あなたが発した“ほうれんそう”のサインに上司が動かないのは、

上司がダメだから?

そうかもしれません。

でも、あなたの“ほうれんそう”に、手直しをする余地は?

 

“報告・連絡・相談”


“ほうれんそう”つまり“報告・連絡・相談”。
もちろん、日々、実行されていますよね。

 

でも……

 

“報告しても上司が無反応”
“連絡しても何も変わらない”
“相談したら逆ギレされた”

という場合には、伝えたいことが相手(上司)に伝わっていないのかも
しれませんよ!

 

「ほんと、いっつもで困るんですけど、また、Aさんが書類溜めて、これ、発注されてなかったんですよ。ほんとにしょっちゅうで。このままだとぜんぜん間に合わないですよ! 大変なことになりますよ!」
「ええ……っと、じゃあ、君が督促してみてよ」
「もう、そんな段階じゃないんですよ!」

 

オフィスで、よくある光景です。

 

報告する人には、何が起きたか、何が原因か、近い将来どんな問題が
起きそうなのか、その問題がどれほど重大なのか、解っています。

 

けれども肝心の上司には、重大性が伝わっていません。

 

なぜでしょうか?

 

 

 

”ほうれんそう”の3ステップ


誰でも、問題に直面した時、心の中には、

 

「困った」「腹立たしい」「嫌だ」「辛い」「悲しい」「逃れたい」というような、

 

負の感情が生まれます。
そして、その感情を、自分を評価する役割の人に
「解って欲しい」と願うものです。

 

ところが、これが逆効果。

 
“感情”を“ほうれんそう”に混ぜてしまうと、
その中に真実が紛れこみ、見えなくなってしまうのです。

 

 

この上司にとっては、報告する人の感情的な爆発の印象が強すぎて、
コトの重大性がかすんでしまっているのです。

 

『うわ~、面倒そうだなぁ、勘弁してよ……』

 

そういう思いが掠めてしまった上司の脳は、もはやシャッターを
降ろしてしまった状態なのです。

 

どうすればいいんでしょうか。

 

報告は迅速であることが望ましい。それは確かです。
でも、はやる気持ちを少しだけ抑えて。
報告する前に、整理して、3つのステップを踏んでみましょう。

 

1.手元にある物的証拠を選び出す。

2.数字にできそうなことを探し、数字に置き換える。

3.優先順位をつける。

 

これが、“ほうれんそうの数字化マジック”なのです。

 

 

“物的証拠” “数字” “優先順位”


“物的証拠”とは、問題にかかわる書類。
もしも手元になければ、ここはスキップ。
でも、メモだって構わないんですよ。
当然ながら、日付、担当者、責任者印がある正式な書類なら、なお良し。
もし時間的に許されるなら、そのコピーを取っておく。
なぜコピーが必要か、おわかりですか?

 
それらの情報が有効であればあるほど、
上司は「すぐに」証拠の現物を欲しがるからです。
慌てん坊の上司なら、オリジナルを持って行っちゃう場合も。
そうなって困るのは、あなた。
だから、コピーを取っておくんです。

 

“数字を探す”というのは、あなたの感情を理論に置き換える作業です。
先ほどの例で言うなら、「いつも」や「よく」とは、何回なのか。
「ぜんぜん間に合わない」とは、いつが期限なのか。

 

そして、忘れてはならない“優先順位”。
それは「あなたにとっての“優先順位”」であってはいけません。
「上司にとっての“優先順位”」であること。
これが、鉄則です。
このステップを踏んで、言い換えてみましょう。

 

“ほうれんそうの数字化マジック”を実行


 

先ほどの例は、こんな風に始まりました。

 

「ほんと、いっつもで困るんですけど、また、Aさんが書類溜めて、
これ、発注されてなかったんですよ。ほんとにしょっちゅうで。このまま
だとぜんぜん間に合わないですよ! 大変なことになりますよ!」

 

“ほうれんそうの数字化マジック”を実行した後なら、こんな風に報告
が進むかもしれません。

 

「1ヶ月前にこの書類で発注依頼した商品XX点ですが、今日、未発注だ
ということが判明しました。納期は3ヶ月必要ですが、*月*日まで2か
月半しかないので、今からもう一度発注しても間に合わない可能性があり
ます」

 

「えッ! な、なんで、そんなことになっちゃったの?」

 

「○○課のAさんのところで留まっていたんです」

 

「○○課の……えーと、確か……」

 

「これまでにもご報告していますよね。確か、今期に入ってもうこれで4回目です」

 

「今までは、どうしてたんだっけ?」

 

「今までは督促して、それで進んだんです。でも今回は督促しても、その後、放ったらかしだったようで」

 

「わかった。その書類、コピーくれる?」

 

……どうでしょうか?
このふたつの報告は、まったく違いますよね。
では、このふたつの、いちばん大きな違いが何か、解りますか?

感情的なものをおさえて、論理的に報告していること?

 

違います。

 

最初の報告は、話し手にとっての優先順位で話しています。

話す人が、相手に聞いてもらいたい順なのですね。

 

上司のために“今すぐ使える武器”を提供


 

一方、“ほうれんそうの数字化マジック”のステップを踏んだ報告は、
聴き手(上司)が知りたい順の報告であり、上司のために“今すぐ使える武器”を提供したようなものなのです。

 

部下の感情の爆発につきあって動いてくれる上司は少ないけれど、
自分のお尻に火が点いていると知らされ、まして対処のための材料を差し
出してもらったのに行動しない上司は、ほとんどいません。

 

そして、ここがとても大切なことなのですが、
感情ごちゃまぜにして訴え、相手にしてもらえなかった報告よりも、
感情を抑えてでも上司が動いてくれた報告の方が、よっぽどスカッとするんです!

 

もしも、重大な問題なのに「課長、動いてくれないな……」という状況に
はまってしまったら、自分の“ほうれんそう”を見直して、数字マジック
を使って、上司のお尻を叩く報告に塗り替えてしまいましょう!

 

寄稿者について

五十五望 (いそいぼう)
団塊の世代とバブル世代の間に挟まれ、自分達でさえその名を忘れる「しらけ世代」のアラフィフ女部長。
勤続30年にわたる会社員人生は、挑戦と失敗、失意と再起、つまり波乱の連続。
幾つもの山と谷を乗り越えて、やや息切れしながらも現役続投中。
時代の荒波に揉まれ、「成功」 からではなく 「失敗」 から習得したものの中に、オフィスで快適に生きるための、ちょっとした 「コツ」 があります。
その 「コツ」 を、Ane会Timesご愛読のあなたがこれからますます輝くために、そっとおすそ分け致します。

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