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本気で管理職にチャレンジしているあなたに贈る“キャリア・ガード・マジック” 実践編②

さて、前回のマジックで“管理職心得五箇条”を身に着けたあなたは、門の鍵を手に入れました。その鍵で管理職の門をくぐったら、早速、あなたの職場が待ち受けています。
ここでは、その最初にやるべきマジック“管理職着任四箇条マジック”をご紹介します。

マジックその2:“管理職着任四箇条”マジック

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管理職の門をくぐった瞬間から、迷っている暇はありません。

本を読んであれこれ学ぶ時間などありません。

問答無用で次の四箇条を実行してください。

 管理職着任四箇条

1.何を置いてもまず挨拶。
2.引き継ぎのスケジューリングをする。
3.上司と部下と対話する。
4.定例業務を確認せよ。

1.何を置いてもまず挨拶。

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Ane会の皆様の中にこれを端折る方はいらっしゃらないと思いますが、念のため。

内示の段階で“管理職心得五箇条”を身に着け、門をくぐったあなた、辞令が公表されたら、何を置いてもまず自分の旧上司と新上司に挨拶をしてください。

着任先が離れた場所なら電話でかまいません。その日のうちに挨拶してください。そして数日内に、できれば数十分なりとも新しい職場に顔を出し、新しい上司と新しい仲間、部下になる人たちに挨拶しましょう。

ポイント:後の、2.引き継ぎスケジューリング、3.上司と部下との対話 のためにも重要です。着任先の仲間たちと顔を合わせる機会を早めに作り、ぜひその機会をうまく活かしましょう。

2.引き継ぎのスケジューリングをする。

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管理職の第一歩から前職の後始末をしていかなかったとあっては、これまでの仲間に眉を顰められ、せっかく築いて来た信頼関係に傷をつけてしまいます。

一方、新しい役割の前任者との引き継ぎがうまくいかなければ、のっけから仕事につまづく事態になりかねません。

ほとんどの会社では、辞令が出てから着任までの時間が限られているものです。辞令を受けたらすぐにその期間内で済ませられるよう、引き継ぎのスケジューリングをしましょう。

前職の後任者、新しい職の前任者との日程調整には、それぞれの上司の協力が欠かせません。うまく連携を取って、できるだけ期間内にスムーズに引き継ぎをしましょう。

ポイント1:引き継ぎノート
日ごろから、自分の仕事を他者にスムーズに引き継げるように「引き継ぎノート」を作っておきましょう。他部署から来る人にも解りやすい引き継ぎノート(パソコンでかまいません)を作っておけば、問題点の発見や改善にも役立ちます。

ポイント2:“負の遺産”の有無を確認すること
つまり、前任者が起こした問題や完遂できなかった課題で、なおかつ優先性が高い事項です。引き継ぎ担当者はなかなか“負の遺産”を言わないものです。新上司にその有無を尋ねておき、あれば、部門内で誰がそれについて詳しいのかも確認しておきましょう。ただし、その際、前任者を批判しないように配慮してください。

3.上司と部下と対話する。

faces-446672_1280着任したら、上司と部下と対話して、相手の考えを聞くようにしましょう。

前任者との引き継ぎがあるならそれが優先されますが、対話はその合間、たとえば食事を共にするような形でもできます。自分から声をかけて、相手に時間を取ってもらうようにしましょう。

管理の日常では何よりもまず部下との対話を優先することが部門運営をスムーズに運ぶコツですが、着任当初はまず上司と対話しましょう。管理職となった以上、会社の方針は織り込み済みですね?

それと対照しながら、上司の考え、部門方針、自分に期待されている役割について確認してください。そうすれば、その後の部下との対話を通じて、部下の力をどのように活用すれば職務を遂行することができるのか、そのために自分がどのように行動すればいいのか、といったことが見えやすくなるでしょう。

ポイント1:新しい職場の場合
最初は聞き役に徹することです。あなた自身がどのような希望や考えを持っていても、その考えを述べるよりもまず相手の言うことに十分に耳を傾けましょう。

残念ながら、あなたの着任が歓迎されているとは限りません。前任者の信望が厚ければ新任のあなたは試されているようなものですし、

上司:「本当は〇〇君がほしかったんだけどなぁ」

というような本音を持っていたり、会社の采配であっても前任者を追い出した形の着任であれば、敵意に囲まれたスタートになるかもしれません。

特に前任者が引き継ぎに協力的ではなかった場合、仕事に必要な情報が不足することもあります。そんな時、頼りになるのが新しい部下です。

部下にとって、上司は自分を評価する人。警戒はしていても、協力を要請されれば従います。前任者を無理に問い詰めるより、部下を頼りにしましょう。

ポイント2:これまでの職場の場合
今までの職場で昇格した場合、何もかも知っていると感じるだけに、「ようし、頑張るぞ!」というような気持ちになるかもしれません。特に試験で問題提起を行って合格した場合は特にやる気満々になるはず。

でも、ちょっと待って。

あなたの上司はあなたの考えに賛成してくれているのでしょうか? あなたの部下になる人々は、これまで肩を並べていた同僚ですが、上司としてのあなたに協力してくれるでしょうか?

意外なことかもしれませんが、あなたの立場が変わると、これまでと違うことを言う人が出て来ます。もちろん、変わらない人もいますが、変わってしまう人もいるのが現実。自分が管理職になる「前の」認識をもとに、

「上司はこういう考えのはず」

「部下はこういう考えのはず」

……と思い込んでしまうのは危険です。今までの職場で昇格した人は、新しい職場で管理職になる人よりももっと慎重に、上司と部下の考えを聞く必要がある……と、考えましょう。

ポイント3:管理職ひとりでは何もできない
あなたがどれだけ真摯な思いを抱き、どれだけ気高い目標を掲げていようとも、上司の支援が得られず、部下がついてきてくれなければ、あなたの仕事はひとつとして進みません。

あなたが前任者の職務を継いで維持するつもりであろうと、何らかの改善や改革を決心していようと、ひとりでは何もできません。そして、“急いては事を仕損じる”ということわざが教えるように、ものごとを急いではうまくいきません。

一にも二にもコミュニケーション。対話をつなげることで、必ず活路を見いだせます。

4.定例業務を確認せよ。

finance-437510_1280あなたの理想がどれほど雄大なもので、どれほど創造性が高く、利益貢献できるものであっても、管理職である以上、管理の仕事を二の次にすることはできません。

着任したら、あなたが所属する部門で定期的に繰り返さなければならない業務がどのようなものかを把握してください。定期的とは、日次、週次、月次、隔月、四半期、半期、年次、といったものです。

日次~月次までの業務はきちんと期限を示して課員に役割を振っておかないと必ず停滞しますし、隔月~年次の業務は、ついうっかり忘れていて、直前にあわてることになりかねません。定例業務を問題なくこなせてこそ、課題の解決に着手できるのです。

ポイント1:短期の定例会議日程と議案内容を掌握しよう
部門長会議や役員会議など、主要な会議はだいたい毎月の日程が決まっているものです。報告書の作成は会議から遡って何日前、などのような目安をつけることができますから、会議の日程さえおさえておけば、部下に頼む仕事を定期的に義務付けることが可能ですよね。

主要会議で報告、議論される内容を理解しておけば、自分の課で用意しなければならない資料やデータが解ります。また、なんとなく皆が行っている日次、週次のまとめの中には、複数の人がやっている重複業務や、月次で事足りるものもあるでしょう。
最初は様子見に徹するにしても、いずれそれらを整理して業務の無駄を改善すれば、それが部下の負担軽減にもつながり、一挙両得になるでしょう。

ポイント2:年次計画をチェックしよう
“入門編”でもご紹介したように、予算の策定時期、次の年度の計画を立案する時期というのは決まっています。また、株式会社であるなら年に一度の株主総会の前には資料作りが求められる可能性がありますし、定期的な業務監査もあるはずです。

物販を扱う会社であれば、四半期、半期などに棚卸があるでしょう。そしてもちろん、定期賞与の前には人事考課のための仕事も入ります。

こうした時期を正しく掌握していれば、あなたの頭の中の考えをリアルに遂行することは難しいことではありません。あなたの考えが機材などの資本投資を必要とするものなら予算策定時期の前にしっかりと根回しをしましょう。人を増やしたければ、やはり予算策定と年次計画立案にリンクさせましょう。
いかがでしょうか。

これは管理職をスタートするために必要最低限のマジック。

がんばって身に着けて、名実ともにボスとなっていただきたいものです。あとはあなたのやる気と実力次第。もちろん、運も実力のうち。マジックを身に着けて、感謝と笑顔を忘れなければ、どんな窮地にも活路はあります。

画像出典
http://pixabay.com/

寄稿者について

五十五望 (いそいぼう)
団塊の世代とバブル世代の間に挟まれ、自分達でさえその名を忘れる「しらけ世代」のアラフィフ女部長。
勤続30年にわたる会社員人生は、挑戦と失敗、失意と再起、つまり波乱の連続。
幾つもの山と谷を乗り越えて、やや息切れしながらも現役続投中。
時代の荒波に揉まれ、「成功」 からではなく 「失敗」 から習得したものの中に、オフィスで快適に生きるための、ちょっとした 「コツ」 があります。
その 「コツ」 を、Ane会Timesご愛読のあなたがこれからますます輝くために、そっとおすそ分け致します。

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